Chị Nguyễn Thị Ngân – Trưởng phòng Marketing Địa ốc MGV được vinh danh trong đêm tiệc Tổng kết năm 2022 với danh hiệu “Quản lý xuất sắc Khối Hỗ Trợ Địa ốc MGV năm 2022” đã có một buổi nói chuyện ngắn cùng ban biên tập. Nhờ đó chúng tôi đã được nghe và học hỏi về kinh nghiệm làm việc; đặc biệt là tiếp nhận các kỹ năng để đạt được hiệu quả công việc mong muốn.
Với cường độ công việc dày đặc, bí quyết giúp chị quản lý thời gian để đảm bảo hiệu quả công việc?
Để quản lý được thời gian hiệu quả, trước tiên cần có một kế hoạch chi tiết. Vào cuối mỗi tháng, mỗi tuần chị đều dành thời gian để xem xét lại tất cả các công việc và lập ra kế hoạch làm việc chi tiết cho bản thân và từng thành viên trong team ở tuần, tháng làm việc tiếp theo, để khi bắt đầu một ngày mới, mỗi người đều biết kế hoạch công việc và sử dụng thời gian làm việc một cách hiệu quả nhất. Việc lên kế hoạch bên cạnh quản lý được thời gian hiệu quả còn giúp chị có sự chuẩn bị tốt và tránh bỏ sót việc.
Thứ hai là rèn luyện tính kỷ luật để chống lại sự lười biếng, trì hoãn, đi trước deadline chứ không đợi deadline “dí”. Khi triển khai các kế hoạch đã đặt ra trong ngày, chị luôn đặt mục tiêu phải hoàn thành và rất hạn chế việc trì hoãn sang ngày khác, nếu có thể thì làm trước các công việc của các ngày tiếp theo. Bên cạnh đó, chị luôn nhìn trước các công việc sẽ làm và suy nghĩ về nó trước cả khi lên kế hoạch chi tiết. Bởi vì không phải lúc nào chúng ta cũng có được một không gian và thời gian thoải mái để tập trung suy nghĩ và tìm ý tưởng, nhiều ý tưởng hay sẽ thường loé lên bất chợt nên việc nhìn thấy các công việc sắp tới và suy nghĩ trước về nó giúp chị có thêm thời gian chuẩn bị tốt hơn. Thêm vào đó, trong kinh doanh luôn có sự linh hoạt, thỉnh thoảng có những công việc phát sinh ngoài kế hoạch cần phải triển khai gấp, thì quỹ thời gian mà chị tiết kiệm được khi làm việc một cách kỷ luật, không trì hoãn và làm sớm hơn kế hoạch sẽ phát huy hiệu quả rất tốt.
Và sự kiên trì và trách nhiệm trong công việc có phải là mấu chốt giúp chị hoàn thành tốt?
Chị có một nguyên tắc làm việc cho riêng bản thân mình là đã làm việc gì thì phải làm tới nơi tới chốn, không làm một cách hời hợt chỉ để xong việc. Chị xem mỗi kết quả của bản thân tạo ra là bộ mặt của chính mình, nó cũng phản ánh được phần nào cá tính, trách nhiệm của mình trong đó, nên chị luôn cố gắng kỹ càng, trau chuốt, cẩn thận trong từng công việc.
Trách nhiệm chắc chắn là điều đầu tiên cần phải có. Tinh thần trách nhiệm đối với chị rất quan trọng. Công việc cá nhân là một mắt xích trong một chuỗi công việc để tạo nên kết quả chung của một tập thể. Sự chậm trễ của một cá nhân đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc của những cá nhân hoặc phòng ban khác, nên trách nhiệm không chỉ dừng lại ở việc hoàn thành công việc mà còn là không làm ảnh hưởng đến tập thể và cá nhân khác. Đừng nghĩ mình không cần làm hoặc làm qua loa thì cuối cùng mọi việc cũng xong. Đó là do người khác thay bạn hoàn thành thôi. Đối với một người quản lý thì càng phải có trách nhiệm cao để đảm bảo mọi công việc của team được hoàn thành cũng như các chiến dịch/dự án mình phụ trách đạt được hiệu quả tốt nhất.
Tuy nhiên không phải lúc nào chị cũng đã làm tốt, sai sót là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, sau mỗi sự kiện/chiến dịch, chị lắng nghe góp ý của các Sếp, các anh chị em đồng nghiệp, đồng thời tự nhìn lại và rút kinh nghiệm để lần sau có thể làm tốt hơn.
Sự kiên trì, kiên định với những gì mình đang làm cũng là một yếu tố quan trọng. Đối với chị việc đầu tiên khi gặp một vấn đề đó là tìm giải pháp. Một công việc được hoàn thành tốt khi chúng ta tìm ra được giải pháp, phương pháp tốt. Nếu chỉ vì gặp khó khăn, làm sai mà bỏ cuộc ngay từ đầu thì sẽ không bao giờ có thể tìm thấy một giải pháp tốt hơn. May mắn là chị có những người đồng hành tốt, có Sếp là người luôn tâm lý, tận tâm hướng dẫn, tạo điều kiện cho chị được trải nghiệm, được làm sai – sửa sai. Sếp cũng là người cho chị niềm tin vào định hướng và sự phát triển của công ty để thêm gắn bó và kiên định với công việc.
Một điều quan trọng nữa là cần có tư duy cởi mở để tiếp nhận những điều mới, thường xuyên học tập, rèn luyện để phát triển bản thân, nâng cao kiến thức để hiểu biết về các quy luật, từ đó hình thành nên hệ giá trị và tư duy đúng đắn. Những điều này sẽ trở thành kim chỉ nam cho mọi thứ không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống.
Lời khuyên cho các bạn làm việc văn phòng để đạt được kết quả mong muốn.
Bản thân chị chưa phải là một người thành công để có thể đưa ra lời khuyên hữu ích cho người khác. Mỗi người sẽ có mục tiêu khác nhau, từ đó cũng có phương pháp khác nhau để có thể đạt được kết quả mà mình mong muốn.
Có một câu nói mà chị cảm thấy rất tâm đắc: “Những giấc mơ sẽ không trở thành sự thật nếu ta chỉ biết mơ ước. Điều biến chúng thành hiện thực là sự nỗ lực, sự nỗ lực sẽ tạo nên những thay đổi. Quên những giấc mơ đi và hãy trở thành một người của phái hành động, chứ không phải là một kẻ mơ mộng…Những giấc mơ của tôi đã không thành hiện thực. Nhưng tôi đã làm việc vô cùng chăm chỉ, và tôi đã tạo nên một đế chế từ trí tưởng tượng của mình.” – Shonda Rhimes.
Nếu chọn ra 3 từ khoá, chị sẽ chọn “Chăm chỉ – Nỗ lực – Hành động”. Chị nghĩ thời điểm này khi kinh tế đang có nhiều biến động, mọi thứ trở nên khó khăn sẽ là một thách thức lớn cho tất cả mọi người. Vì vậy, chăm chỉ, nỗ lực nhiều hơn, trau dồi kiến thức, nâng cao giá trị của bản thân bằng cách tạo ra nhiều giá trị hơn là hành trang mà chúng ta cần chuẩn bị và làm dày hơn mỗi ngày. Khi tích luỹ đủ lượng và chất sẽ là lúc gặt hái được những thành quả như mong đợi.
Cảm ơn chị vì những lời chia sẻ tường tận về kinh nghiệm làm việc. Ban biên tập tin tưởng rằng những chia sẻ này không chỉ áp dụng riêng cho các công việc chuyên môn mà còn có giá trị áp dụng trong tất cả ngành nghề. Chúc chị ngày càng thành công, khỏe mạnh và thực hiện được mục tiêu bản thân hướng tới.
